• Huvudmeny

Upphandling och inköp

Nora kommun, Norabostäder och Samhällsbyggnads-förbundet är lokala organisationer som köper in varor och tjänster och som omfattas av lagen om offentlig upphandling. Här får du veta hur du lämnar anbud.

Upphandling sker genom direktupphandling eller annonserad upphandling.

Direktupphandling över 100 000 kr

Direktupphandling av varor, tjänster och byggentreprenad får omfatta max 586 907 kr. Den sker löpande utifrån behov, och finns flera företag inom samma bransch görs en enkel offertförfrågan.
Direktupphandling sköts idag lokalt av respektive organisation. Kontakta Nora kommuns upphandlare om du är intresserad av framtida direktupphandlingar.

För närvarande pågår arbete med direktupphandlingar av bl.a:

• Utvärdering av politisk organisation

Annonserad upphandling

All upphandling över beloppsgränsen för direktupphandling sker genom annonserad upphandling. De avtal som ingås utifrån annonserad upphandling över tröskelvärdet (och som ska leda till avrop/beställning över en tidsperiod om max 4 år) kallas för ramavtal. Det fastställer villkoren för beställningar/avrop under avtalstiden.

Pågående och kommande annonseringar hösten 2018 - våren 2019

  • Ombyggnation/tillbyggnad av Norra kommuns ishall
  • Arbetskläder för yrkeskategorierna: Måltid, Vård och fastighetstekniker (I samarbete med Lindesbergs kommun och Nora Fastigheter)
  • Möbler (skola och förskola)
  • Möbler för hemmiljö
  • Leksaker (förskola - "Giftfri miljö")
  • Caféverksamhet Alntorps ö (Tjänstekoncession)
  • Tryckeritjänster (direktupphandlas pga lågt värde, konkurrensutsättning kommer ske)
  • Livsmedel (färskt kött, ekologiskt kravmärkt mjöl, färska ekologiska ägg)

Meddelad tilldelning och kontraktsskrivning

November 2018: Ny avtalsleverantör för området frukt, grönt, rotsaker och Potatis blev Örebro Trädgårdshall. Avtalsstart 2019-01-09.


Så gör du för att lämna anbud

Vill du lämna anbud i pågående annonserade upphandlingar? All kommunikation vid annonserad upphandling sker digitalt. (12 kap.1 § nya LOU 2016:1145)länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Du behöver en inloggning till det digitala systemet Tendsign. Användarnamn och lösenord får du genom registrering i www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Läs mer om konto för anbudslämnandelänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Efter registrering får du tillgång till systemet. Har du frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kontaktar Visma Tendsigns support, tel 013-47 47 520. I systemet är du alltid anonym inför andra anbudsgivare i denna fas av upphandlingen,

I Tendsign kan du ställa frågor via frågor & svarsfunktionen i den aktuella upphandlingen, om upphandlingsdokumentet eller om du vill framföra synpunkter.  

Se till i tid att du har giltlig F-skattsedel,  företagsbeskrivning samt kvalitets- och miljöpolicy.

Så jobbar vi med offentlig upphandling

En offentlig upphandling inleds med en identifiering av ett behov och en analys av hur behovet kan tillgodoses. Upphandlingen planeras därefter varvid bland annat en beräkning av kontraktets totala värde ska göras.

Upphandlingsdokument
Upphandlingsdokumentet är det underlag som upphandlande myndiget ( kommun, bolag eller förbund) tillhandahåller anbudsgivare för att dessa ska kunna lämna anbud. Upphandlingsdokumentet består av

  1. Anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
  2. Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
  3. Avtalsvillkor (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
  4. Prismatris/prisbilaga (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet)

Annonsering
Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras.

Anbudsöppning - sekretess!
Anbuden öppnas normalt dagen efter sista anbudsdag. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två personer närvarande, varav en alltid är ansvarig upphandlare.

Sekretess gäller under hela upphandlingsfasen fram till dess tilldelningsbeslut fattas. Om det behövs kan sekretessen förlängas.

Anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

Kontroll av leverantörers lämplighet
Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Utvärdering av anbud
Den upphandlande organisationen tilldelar avtalet enligt den utvärderingsgrund som har angivits i upphandlingsdokumentet.

Tilldelningsbeslut
Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen, ett så kallat tilldelningsbeslut. Beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare.

Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten i Karlstad. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning/avtal
När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i upphandlingsdokumentet. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

De avtal som ingås utifrån annonserad upphandling kallas för ramavtal. Det fastställer villkoren för beställningar/avrop under avtalstiden. Ramavtalet bör normalt inte vara längre än fyra år.

Fakturering

Du som är leverantör till Nora kommun kan effektivisera din egen och vår fakturaprocess genom att skicka elektroniska leverantörsfakturor. I samband med beställning av varor och tjänster uppmanas leverantörer att skicka fakturor i elektronisk form till oss. Du sparar  porto och brevpapper men gör även en insats för miljön. Elektroniska fakturor kan skickas på fyra sätt;

  • direkt från ditt affärssystem om ditt system har stöd för det,
  • från ditt affärssystem genom en virtuell skrivare,
  • via kommunens hemsida,
  • via din bank.

Vid kommande upphandlingar kommer Nora kommun att ställa krav på elektroniska fakturor. Den standard för elektronisk faktura som kommunen valt heter Svefaktura.

Samarbetet drivs framåt av eSamverkan, en utvecklingsgrupp där samtliga kommuner och flera kommunala bolag är representerade. Utvecklingsgruppen arbetar för att effektivisera de elektroniska flödena vad gäller faktura- och beställningsprocesserna.

Informationsägare: Kommunförvaltningen
Sidan uppdaterad: 2018-11-28