Representationspolicy

Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kost­naderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör också iakttas beträffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer.

Representationspolicy för Nora kommun är antagen av kommunfullmäktige 2003-09-24, § 54.

Vad är representation?

Begreppet representation saknar en mer bestämd definition. I all­mänhet avses sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett di­rekt samband med ett före­tags verksamhet.

I kommunalskattelagen finns allmänt hållna bestämmelser om av­dragsrätten för representationskostnader. Dessa regler kompletteras av anvisningar från Riks­skatteverket (RSV).

Representation kan vara riktad utåt mot externa intressenter, extern representa­tion eller inåt mot anställda och förtroendevalda, intern re­presentation.

Representationskostnad kan vara kostnad för t ex mat, dryck, hotell­rum, resor, underhållning, biljetter, personalfester, gåvor till gäster, gåvor till anställda och liknande.

Primera krav för representation

Det primära kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten. Kravet gäller både tidpunkten och plat­sen för representationen och de personer mot vilka representationen riktar sig.

Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kost­naderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör också iakttas be­träffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer.

Vilka rik

Vilka riktlinjer gäller vid extern- och intern representation?

Följande riktlinjer för kostnader och omfattning bör tillämpas vid kommunens representation.

Extern representation

Vid extern representation godtas kostnader som anses skäliga. Kostnad för representationsmåltid i samband med lunch och motsva­rande medges med högst 180 kronor per person (exkl moms). När värdskapet kräver en större gäst­frihet i vilken middag eller supé ingår godtas kostnader med högst 300 kr per person (exkl moms).

Drycker med alkoholhalt över 15 % får inte ingå i kommunens repre­sentation. Undantagsvis kan avsteg från denna huvudregel få göras vid tillfällen då kommu­nen är värd för internationella gäster.

Intern representation

Vid intern representation får inga andra alkoholhaltiga drycker serve­ras än lättöl eller annat som kan jämställas med denna dryck. Intern representation kan vara personalfester, informationsmöten med per­sonal, förhandlingar, planerings­konferenser etc.

Kostnaden för intern representation bör inte överstiga 2/3 av pris­ramen för extern representation, dvs 120 respektive 200 kronor per person och tillfälle.

Hur redovisas representation?

Enligt god redovisningssed ställs mycket stora krav på hur en verifi­kation som avser representation ska vara utformad. På restaurang­notor och andra kvitton för representationskostnader ska anges syftet med förrättningen, datum samt namn på de personer som deltagit.

Besluts- eller behörigsattest av faktura avseende representation får inte göras av den som svarat för representationen och bör ej heller utföras av någon som själv deltagit i representationen. I övrigt gäller för attest de regler som följer av gällande attestreglemente.

Om restaurangnotor och andra kvitton ej är fullständigt ifyllda riskerar den som utövat representationen att få betala kostnaderna privat.